Hoe maak ik de beste uitnodiging per e-mail voor mijn congres>

Er zijn veel manieren om potentiële bezoekers van uw congres op de hoogte te brengen. Social media, mond-tot-mondreclame en ook de ouderwetse post speelt nog een rol. Maar het marketingkanaal bij uitstek voor een congres uitnodiging is toch wel de e-mailcampagne. Lees in dit artikel waar u in ieder geval aan moet denken:

Bouw de spanning op

Voor een kleine bijeenkomst is één aankondiging genoeg. Een congres uitnodiging verloopt echter vaak in meerdere stappen.

Heeft u al een goede naam opgebouwd in het organiseren van events? Dan kunt u de datum en locatie (bijvoorbeeld congreslocatie Utrecht) van het aankomende congres al zo vroeg mogelijk via de mail bekend maken. Misschien zelfs al direct na een eerder evenement (waar mensen nog enthousiast over zijn).

In latere mails kunt u vervolgens stukje bij beetje de belangrijkste sprekers onthullen en waar ze het over gaan hebben. Coördineer dit ook goed met de sprekers, die op dat moment de content kunnen delen.

Een unieke value proposition

Welk probleem gaat uw evenement oplossen? In de uitnodiging voor het congres moet een zekere urgentie zitten.

Wordt er bijvoorbeeld nieuwe wetgeving ingevoerd die effecten kan hebben op uw branche? Of zijn er recente bruikbare technologische ontwikkelingen waar uw doelgroep nog weinig van afweet?

De gemiddelde Nederlander krijgt zo veel mails dat u extra moeite moet doen om eruit te springen. Zorg daarom voor een mooie vormgeving en een korte pakkende tekst. Eigenlijk moet in één zin al duidelijk worden waarom mensen dit congres niet links kunnen laten liggen. Houd daarbij overigens de toon wel luchtig. Niemand zit te wachten op een drammerig salesverhaal.

Maak gebruik van exclusiviteit

Hollanders zijn gek op korting. Speciale early bird tickets of kortingen voor eerdere congresgangers doen het daarom ook goed.

Benadruk het exclusieve karakter van de korting door deze bijvoorbeeld alleen in de e-mailcampagne te gebruiken en niet ook nog eens op de website en social media. Geef duidelijk aan tot wanneer de kaartjes met korting (of andere voordelen) kunnen worden besteld.

Peer Pressure werkt

Nog een paar stoelen over in het congrescentrum Apeldoorn? Dan kan het geen kwaad om een last minute mail te sturen naar de twijfelaars.

Extra kortingen bieden lijkt aantrekkelijk (want zo raakt het toch uitverkocht), maar u loopt daarmee een groot afbreukrisico bij volgende congressen (want waarom vroeg boeken als er toch nog korting volgt?).

Wat beter werkt is peer pressure (of social proof) in de uitnodiging. Welke gasten komen er allemaal nog meer? Zitten daar aansprekende of bekende namen bij? Het is helemaal mooi (maar kost wel wat meer tijd) als u kunt laten zien welke LinkedIn-connecties van deze twijfelaar allemaal nog meer naar het congres gaan.

A/B testen mag, kan, moet!

Met diensten zoals MailChimp kunt u verschillende versies van de congres uitnodiging e-mails eenvoudig testen op hun effectiviteit.

Varieer bijvoorbeeld met:

• onderwerpregel;
• lengte van de tekst;
• keuze van plaatjes;
• locatie en tekst van de Call To Action;
• uitgelichte sprekers;
• verzendmoment.

Het mooie is dat alles meetbaar is. U ziet direct hoeveel mensen op versie A, B of C (t/m Z) doorklikken en welke aanpak dus effectiever is.

Een mooie duidelijke Call-to-Action

Nog te vaak worden prachtig vormgegeven en entertainend geschreven mails verstuurd zonder duidelijke Call-to-Action.

De hele mail gaat over een evenement in een congrescentrum Rotterdam, maar waar kun je eigenlijk boeken?

Maak daar een grote duidelijke knop voor.

U kunt er doodeenvoudig ‘boek ticket’ op zetten, maar soms hebben creatieve Call-to-Actions een groter resultaat:

• Ik wil 37% Early Bird Korting.
• Kijk alvast wie er nog meer komt (en krijg 37% korting).
• We zien je graag weer terug! (claim hier alvast je korting)
• Zet dit alvast in mijn Google Calendar (en ik beslis later).

Door te testen, ziet u wat het beste werkt.