Wat kan de toegevoegde waarde van een dagvoorzitter zijn?

Halverwege de paneldiscussie komen de eerste schermpjes in het publiek al tevoorschijn. Sommige bezoekers kunnen een gaap niet onderdrukken. Wanhopig krabt de organisator zich achter de oren: ‘De sprekers zijn toch experts? En aan de prachtige locatie - een luxe conferentiecentrum Utrecht - kan het ook niet liggen. Ze is één belangrijke element vergeten: een goede dagvoorzitter. In dit artikel leest u waar een goede dagleiding aan moet voldoen.

Discussie op gang brengen

Het is niet geheel toevallig dat de best betaalde tv-makers ook live discussies moeten leiden. Matthijs van Nieuwkerk, Eva Jinek of Jeroen Pauw strijken een behoorlijke vergoeding op voor het levendig en interessant houden van de gesprekken aan hun tafel.

Wilt u op uw congres ook de levendigheid van een talkshow (plus wellicht wat meer diepgang)? Dan is het inhuren van een professionele dagvoorzitter een goed idee.

Structuur aan de discussie

Het begint natuurlijk al bij de opzet van een discussie. Een dagvoorzitter zal nadenken over goede stellingen waarover sprekers met elkaar van mening verschillen (niets zo saai als een eensgezind panel).

Hoe vroeger u de gespreksleider betrekt, hoe beter het resultaat

Hij of zij kan ook met u meedenken over het overkoepelende thema van de dag. Wat nemen de bezoekers na afloop mee naar huis?

Onpartijdig maar wel prikkelend

De gespreksleider moet uiteraard onpartijdig zijn in de discussie, maar een beetje pit erin door een prikkelende stelling of vraag is nooit weg.

Interactie met de zaal

Ook in de zaal is vaak veel kennis aanwezig. En wie voor de gelegenheid speciaal is afgereisd naar een congreslocatie Utrecht vindt het ook fijn om betrokken te worden in de discussie. Een goede dagvoorzitter voelt aan wanneer het tijd is voor interactie met de zaal. Bij interessante sprekers komt hij terug, wauwelaars kapt hij af. Ook vat een goede dagvoorzitter samen en moedigt hij deelname aan.

Energieniveau aanvoelen & bepalen

Soms zakt de aandacht even weg. Een voorzitter voelt dat aan. Misschien is het dan tijd voor een volgend onderwerp of een grappig intermezzo. Daarnaast zorgt hij er met een enthousiasmerende introductie voor dat alle sprekers een goed applaus krijgen. Goed voor hun zelfvertrouwen en daarmee voor de hele presentatie.

Tijd in de gaten houden

De tijdsbeleving van iemand op het podium komt vaak niet overeen met de tijdsbeleving van iemand in de zaal. Een onafhankelijke dagvoorzitter houdt de tijd scherp in de gaten. Daarbij zorgt hij ook dat sprekers niet voor verrassingen komen te staan. Hij geeft ruim van tevoren aan wanneer het tijd is om af te ronden of naar een volgend punt te gaan.

Zo voorkom je eindeloos uitlopende discussies en presentaties.

Publiekstrekker versus professional

Met een bekende Nederlander als dagvoorzitter kunt u het congrescentrum Amersfoort wellicht helemaal gevuld krijgen, maar is hij of zij ook goed in bovenstaande punten?

Een Bekende Nederlander inhuren

Idealiter heeft u het beste van beide werelden. Diverse bekende journalisten en presentatoren bieden hun diensten ook aan voor congressen en evenementen. Maar een middagje Jeroen Pauw kan natuurlijk al snel in de papieren lopen. Bovendien is de vraag hoeveel voorbereidingstijd u van een dergelijk bekend persoon kunt verwachten.

Wilt u toch een BN’er inhuren? Ga dan in ieder geval na of hij/zij:

• Ervaring heeft in het leiden van congressen. Bel eventuele referenties ook echt na.
• Affiniteit heeft met het onderwerp.
• Aansprekend is voor de doelgroep van uw congres (een bekende presentator uit de jaren ‘90 zegt de meeste jongeren niet zo veel).

Een professionele dagvoorzitter inhuren

Op internet wemelt het van de dagvoorzitters. Sprekersbureaus kunnen u eventueel helpen bij het vinden van de juiste persoon voor de klus. Ook persoonlijke aanbevelingen doen natuurlijk wonderen.

Het fijnste is als u de persoon in kwestie live in actie kunt zien. Als goed alternatief: zijn er op YouTube filmpjes beschikbaar?

Denk ook goed na in hoeverre het voor u belangrijk is of de potentiële gespreksleider kennis heeft van uw branche.