Wanneer moet u een evenementenverzekering afsluiten?

Bij het organiseren van een evenement loopt u veel (financiële) risico’s. Wat als de feesttent instort? Wat als het de hele dag noodweer is?

Natuurlijk is een goede voorbereiding het allerbelangrijkst. Ook kiezen sommige organisatoren ervoor om het budget voor een evenement in een aparte stichting onder te brengen.

Kunt u het financiële risico niet lopen dat er desondanks toch iets misgaat? Dan is het slim om een evenementenverzekering af sluiten. Hoewel de voorwaarden per aanbieder verschillen, hebben we een overzicht voor u gemaakt wat er meestal bij inbegrepen is:

Materiaal voor, tijdens én na het evenement

U hebt een prachtige feestlocatie Utrecht afgehuurd, maar een dag voor het evenement stort de feesttent in. Op het laatste moment moet u een nieuwe bestellen met alle bijkomende kosten.

Het is slechts een van de voorbeelden waarbij een evenementenverzekering van pas kan komen. Schade aan het materiaal wordt zowel voor, tijdens als na het evenement gedekt.

Dit is met name belangrijk omdat sommige ingehuurde apparatuur erg kostbaar kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van een geluidsinstallatie, lichtinstallatie of een HD-projector.

Tip: controleer in hoeverre het transport ook is meeverzekerd.

Noodweer bij een buitenevenement

In de late lente, zomer en vroege herfst vinden er veel buitenevenementen in Nederland plaats. Vaak gaat het goed, maar soms breekt de hemel op het moment suprême los.

Over het algemeen is het slim om een binnen alternatief in uw draaiboek op te nemen, bijvoorbeeld bij een zaalverhuur Amsterdam.

Maar wat als dat nou echt niet kan? Zoals bij een buitenfestival?

In dat geval kan een regenverzekering (als onderdeel van de evenementenverzekering) uitkomst bieden. Let wel: u moet deze minimaal een maand van tevoren afsluiten. Het heeft dus geen nut om kort van tevoren de weersvoorspelling te checken en daarna pas een regenverzekering af te sluiten.

Letsel bij medewerkers of organisatie

Bij veel evenementen zijn vrijwilligers betrokken. Hoewel u deze mensen niet betaalt, hebben ze natuurlijk wel recht op een fatsoenlijke verzekering. Let op: gebruikelijke verzekeringen zijn niet altijd van toepassing wanneer u een groot evenement organiseert.

Een eventverzekering dekt het letsel dat u medewerkers of vrijwilligers tijdens de voorbereiding, het evenement zelf en het afbouwen oplopen. Meestal wordt ook het letsel verzekerd dat anderen oplopen als gevolg van (onbedoeld) handelen van vrijwilligers en medewerkers.

Afgelasting door onvoorziene omstandigheden

Er zijn altijd omstandigheden waar u zelf helemaal niets aan kunt doen.

Zomaar wat voorbeelden van onvoorziene gebeurtenissen:

• Wateroverlast door overstroming.
• Terroristische aanslag.
• Nationale rouwdag door overlijden lid koningshuis.
• Een grote plaatselijke of regionale stroomstoring.
• Een uit de hand gelopen evenement in de buurt (waardoor er onvoldoende politiecapaciteit over is).

Controleer in welke gevallen uw evenementenverzekering de schade voor bovenstaande oorzaken dekt.

Afzeggen door artiest of spreker

De ene artiest, act of spreker is belangrijker dan de ander. Vaak kan er nog wel vervanging worden geregeld door het betreffende artiestenbureau of impresario. Maar soms is dat niet mogelijk of zinvol.

Heeft u bijvoorbeeld een enorme feestlocatie Rotterdam afgehuurd voor een optreden van Lee Towers en komt Lee Towers niet opdagen? Dan zullen uw bezoekers niet met minder genoegen nemen. Afhankelijk van de precieze reden kunt u deze schade verhalen bij een evenementenverzekering. Ongeval, ziekte of overlijden zijn altijd een goede reden. Geen zin of onenigheid met de organisatie niet. In dat geval kunt u de kosten vaak op de artiest zelf verhalen.