Wat zijn de belangrijkste tips bij het organiseren van een event?

Een evenement organiseren is nog niet zo eenvoudig. Dankzij deze tips denkt u in ieder geval aan de belangrijkste zaken.

Stel doelen en bedenk een concept

Of u nu een personeelsfeest, schooluitje of tentoonstelling organiseert: denk altijd na over wat precies uw doelen zijn met het evenement.

Wie is uw doelgroep en wat wilt u bereiken?

Daarbij staat de vorm nooit helemaal los van de inhoud. Heeft u een jong en progressief publiek? Dan maakt u ze niet meer blij met een traditionele opstelling of een evenement waar iedereen moet zitten. Denk in plaats daarvan eens aan een klein festival in een feestzaal in Rotterdam of op een andere feestlocatie waarbij het publiek door verschillende acts wordt verrast. Wilt u het juist heel formeel houden? Dan is een vergaderlocatie met veel zitplaatsen wellicht beter geschikt.

Begin op tijd met uw marketing

Onderschat niet hoeveel tijd er gaat zitten in het onder de aandacht brengen van uw evenement. Als het goed is heeft u in het begin al een doelgroep en doelstelling bedacht. Bij de marketing denkt u na over hoe u deze doelgroep het beste kunt bereiken.

Hoelang van tevoren is op tijd? Dat hangt natuurlijk helemaal van de aard van het evenement af, maar in de regel is het slim om al zes maanden van tevoren te beginnen met plannen.

Denk vervolgens na hoe u deze doelgroep het beste kunt bereiken. Komen er mensen optreden? Vraag dan ook aan hen of ze via sociale media het evenement onder de aandacht willen brengen. Eventueel kunt u samenwerken met mediapartners. Daarbij is het slimmer om er een select aantal uit te kiezen, dan met hagel te schieten.

Verdeel verantwoordelijkheden

De verleiding is groot om alles rondom het evenement te gaan micromanagen. Maar een van de belangrijkste tips over het organiseren van een evenement is dat u de taken verdeelt. Bijvoorbeeld een iemand die verantwoordelijk is voor de garderobe en gastenopvang bij de feestlocatie Amsterdam, en dan weer een ander iemand die contact houdt met de acts, en weer iemand die de technische realisatie doet.

Ook bij kleinere evenementen is het slim om in ieder geval één iemand anders verantwoordelijk te maken of op de hoogte te stellen van belangrijke organisatorische zaken. U kunt namelijk altijd ziek worden of op een moment van topdrukte niet meer alles in de gaten houden.

Houd 24 uur van tevoren een generale repetitie

Nog slimmer is het om een generale repetitie te houden. Dit komt vooral van pas bij grotere evenementen. Met meerdere mensen van de organisatie loopt u het draaiboek voor uw evenement door.

Idealiter houd u de generale repetitie ter plaatse. Wanneer 24 uur van tevoren niet uitkomt (bijvoorbeeld omdat de locatie dan al is geboekt), bespreek dan met de eigenaar wanneer het eventueel wel uit zou komen. Juist op de locatie zelf komt u kleine problemen tegen waar u tijdens het plannen op papier nog niet aan had gedacht.

Vergeet de evaluatie en follow-up niet!

Te vaak worden succesvolle evenementen georganiseerd zonder fatsoenlijke follow-up. Een jaar later moet u als organisatie (of een ander team dat een nieuw event organiseert) dan weer helemaal opnieuw beginnen. Juist door een evaluatie te houden kunt u leren van wat er fout én goed ging (benoem zeker ook wat er bij iedereen goed ging). Ook het betrekken van de leveranciers en bijvoorbeeld de zaalverhuur in Leiden bij de evaluatie kan helpen. U hoort dan vanuit hun perspectief wat er nog beter en eenvoudiger kan.

Maar het belangrijkste zijn natuurlijk de bezoekers. Behalve dat u kunt leren van hun ervaringen, is het ook marketingtechnisch slim om ze vlak na het event betrokken te houden. Pas trouwens wel op met saaie, ellenlange enquêtes. Zeker als dit niet bij de aard (groot feest/vernieuwend concept) van het event past. In dat geval zijn een aantal kwalitatieve interviews beter. Beloon de deelnemers bijvoorbeeld met korting op een volgend event of geef ze een leuke (branded) gadget.