Wat is de toegevoegde waarde van een bijzondere vergaderlocatie?

Eigenlijk is het zonde. Nederland kent zoveel unieke vergaderlocaties, en toch kiezen we vaak voor de bekende of veilige optie.

Waarom niet Slot Zuylen of het Spoorwegmuseum als vergaderlocatie Utrecht. Of wat te denken van een Sky Bar op de 40ste verdieping, Madurodam, of een strandpaviljoen als vergaderlocatie in Den Haag?

Kiezen voor een bijzondere vergaderlocatie is meer dan alleen een leuke gimmick. Hier leest u een paar van de belangrijkste voordelen.

De juiste inspiratie

Elk soort overleg verdient zijn eigen bijpassende omgeving.

• Gaat het om een zomerse brainstorm?
• Een belangrijke strategische beslissing?
• Een grootschalige vergadering van meerdere afdelingen?
• Een meeting waarbij het teamgevoel centraal staat?
• Een zakelijke deal met harde onderhandelingen?

De ene bijeenkomst zal beter werken in een afgelegen locatie (klooster of boerderij), terwijl de andere weer gedijt bij een bruisende plek midden in de stad (bijvoorbeeld een hotel als vergaderlocatie Rotterdam).

Zoek een omgeving met de juiste sfeer voor de meeting. Bedenk ook van tevoren welke ruimte en opstelling in uw voordeel zullen werken.

Indruk maken op uw relaties

Soms is vergaderen ook een stukje relatiebeheer. U had bepaalde stukken wellicht best over de mail of telefoon kunnen afhandelen, maar het is fijn om elkaar even in de ogen aan te kijken.

En als u dan toch bezig bent. Waarom niet in een prachtige omgeving?

Met een meeting op een bijzondere locatie, zoals een landgoed, kasteel of monumentaal gebouw, laat u aan partners zien dat u hen waardeert.

Helemaal focussen op de inhoud

Op kantoor komt er vaak van alles en nog wat tussendoor. De verleiding is voor deelnemers daarom groot om hun telefoon op tafel te laten liggen of iets eerder weg te gaan dan wel later aan te komen.

Met een bijzondere vergaderlocatie kunt u zich even helemaal concentreren op de inhoud. Eerder weggaan is soms fysiek niet eens mogelijk (bijvoorbeeld vanwege vergaderen op een schip).

Bovendien hoeft u bij veel vergaderlocaties niet meer na te denken over wat u met eten doet of hoe u de laptop op de beamer aansluit. Technische ondersteuning en catering is volledig verzorgd.

Frisse lucht, frisse ideeën

Veel unieke vergaderlocaties bevinden zich midden in de natuur. Dat nodigt uit om tussen de meetings door even een stuk te gaan wandelen. En juist dat blijkt vaak het moment waarop de goede ideeën ontstaan. Tijdens het wandelen maakt u ook het gelukshormoon dopamine aan. Broodnodig tijdens soms lange dagen met ingewikkeld overleg.

Ook een bijzondere locatie (boerderij, natuurpark, dierentuin) waar bezoekers in contact komen met dieren, zorgt vaak voor inspiratie.

Geen pottenkijkers!

Wat in vergaderingen wordt besproken dient vaak privé te blijven, maar sommige overleggen zijn extra gevoelig. Het zou bijvoorbeeld beter zijn als zelfs de deelnemerslijst van de bijeenkomst niet bekend wordt.

Juist voor die categorie vergaderingen lenen de unieke afgelegen locaties zich. Onttrokken aan het oog van de buitenwereld kunt in alle rust de onderhandelingen of het overleg tot een goed einde brengen.