Hoe zit het met de locatie? Welke sprekers nodigt u uit? Het organiseren van een congres vergt veel energie, maar ook organisatorische skills. Alles is tot in de puntjes geregeld, en dan nog zijn er bezoekers die klagen dat het te druk was, dat de pauzes te kort waren of dat er te weinig eten was. Hoe voorkomt u grote ergernissen op uw congres? Vier handige tips.
- Kies zorgvuldig de locatie & het tijdstip
Uw congres om 18.00 uur laten starten met de opening lijkt misschien handig omdat iedereen na het werk kan komen. Het is echter ook een tijdstip waarop veel mensen de weg ontwijken om weg te blijven van de files. Door handig te plannen, arriveren mensen rustiger en zonder stress op locatie en kunnen zij zich daardoor volledig richten op uw congres. Kies ook voor een locatie die past bij uw doelgroep en die goed bereikbaar is. Wild Gallery in Brussel bijvoorbeeld is makkelijk bereikbaar vanaf het station en heeft parkeerplaatsen in een ondergrondse garage.
- Plan realistisch
Een pauze van 15 minuten inlassen als er 100 mensen de zaal inlopen? Dat is niet heel realistisch. Mensen willen drinken halen, naar het toilet en met anderen praten. Plan daarom de pauzes juist in. Ook wat betreft de afspraken met de spreker gaat weleens iets mis. Maak van tevoren duidelijk hoeveel spreektijd hij of zij heeft, en of dat inclusief of exclusief het stellen van vragen is. Daarnaast moet hij of zij wel in de gaten kunnen houden hoeveel tijd er nog over is.
- Inspirerende sprekers
Op een congres zijn natuurlijk goede sprekers gewenst. De spanningsboog van volwassenen is niet heel lang. Drie kwartier alleen maar luisteren naar een spreker kan gaan vervelen, met als gevolg dat mensen de draad kwijtraken of, erger nog, de zaal verlaten. Dit kan bovendien tot negatieve verhalen leiden. Kies daarom voor sprekers die veel interactie toepassen met hun publiek, hun presentatie op een verrassende manier openen of veel afwisseling in de presentatie bieden. Hoe enthousiaster uw bezoekers, hoe groter de kans dat zij terugkeren én hun ervaringen delen met anderen (al dan niet op social media).
- Schakel hulp in
Het is slim om, zeker bij de eerste keer, een organisator in te schakelen. Zij adviseren u over de catering, helpen bij het indelen van het programma etc. Bovendien zijn er altijd kleine dingen die snel vergeten kunnen worden als u zelf het congres regelt. Daarnaast biedt een organisatie meer rust omdat u van tevoren een budget kunt afspreken.
Reageer